文字情報以外のマクロ②

那須工場 テキスト変換課のHです。
前回に引き続き文字情報を使用していないマクロを紹介したいと思います。

複数のWordデータを一つにまとめる
例えば100個あるWordのデータを、決められた順番で一つにまとめなくてはならない時、順番を確認しながら一つ一つ繋げていくのはとても時間と手間がかかってしまいます。
そこでWord上でデータを結合させるマクロがあれば、簡潔にできるのではないか?と思い作成したものを紹介します。

マクロの概要
マクロ側からフォルダを指定して、そのフォルダに入っているWordを全て結合させるといった仕組みになるので、まずは結合専用のフォルダを作らなくてはなりません。
デスクトップなどの場所でも作業は可能ですが、指定した場所にある全てのWordデータが結合されてしまうので、専用のフォルダに入れた方が間違いないと思います。

フォルダにデータを入れ、マクロを起動させるとフォルダ内のWordデータが結合された状態で新規データが作成されます。
結合の際、各データの区切りとしてファイル名・改ページ・セクション区切りが挿入されるようになっています(下図参照)。

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結合時の注意
マクロを作ってしまえば簡単に結合することができますが、二点ほど注意点があります。

まず一つ目は、拡張子の異なるデータを同時に処理できないという事です。
普段目にするWordの拡張子と言えば「.docx」「.doc」「.rtf」などがありますが、

①「.doc」の処理
→「.docx」も「.docx」で検索にかかるため、結合の対象に含まれます。逆に「.docx」で作ってしまうと「x」が抜ける分「.doc」は結合の対象に含まれないので、「.doc」で作った方が効率が良いと思います。
②「.rtf」の処理

といった具合にそれぞれマクロを作る必要があります。
そのため結合するデータの拡張子が異なる場合は、同じ拡張子ごとにそれぞれ結合してからまとめるか、拡張子を全て揃えてから結合させる必要があります。


二つ目の注意は、結合される順番がWordのファイル名によって決まってしまうという事です。

先ほどの画像(結合したファイル)の元データを見ると

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↑のようになっており、結合された順=ファイル名の順であるという事が判ると思います。

例えば上記のデータをファイル名末尾の年代順に結合したいという時に、このままでは年代順に結合する事はできませんので、下図のようにファイル名の頭に数字を付ける事で解決できるかと思います。

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数字を付ける注意として、単純に「1、2、3」とつけてしまうとデータの数が2桁数ある場合「1、10、11、、、2、20、21、3」という順番で結合されてしまうので、必要に応じて桁を揃えた状態にします。

 

以上が複数のWordデータを一つにまとめるマクロの説明・注意点になります。

何も変更がなければ、次回が最後の勉強部屋になります。
今までWordのマクロだったので、最後はExcelのマクロについて書いてみようかな?、それとも今までの勉強部屋を統括しようかな?・・と模索中している所です(笑)
読んでいただいてる方々、次回も一生懸命書きますので最後までご愛読の方よろしくお願いします。