データベース活用2~エクセルからHTML~

生産部のHです。

前回に続いて「データベースの活用」についてです

一般的にデータの入稿形態となると本文はワード,図表はエクセルが多いのではないか…? と思いますが,中にはエクセルデータ一本で数百ページの「本文を組む」そういった作業もあります.

その場合,入稿するのはデータのみで「紙の原稿が無い」校正には原稿となるものが必要なわけですが,下記のようなエクセルデータをそのまま印刷したら,プリントされるものは大変なことになってしまいます.

 

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そこで,今回もデータベースソフトの「桐」を使用します(下記図参照).インポートはエクセルデータを桐の画面にドロップするだけです.

 

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姓名の「姓」と「名」が別々の列にいます.これを一つに纏めて見やすくしたい.一手間加えます.
空の列を用意して,そこへ式をセットします(下記図参照).

 

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この式だけです.下記図のように姓と名が一つになった列の出来上がりです.

 

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「桐」での最後の手順はテキスト書きだしです.列を指定します(下記図参照).

 

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テキストエディターで開くと,下記の図のような「タブ区切り」のテキストとなります.

 

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タブをすべて段落に変えた後,段落の手前に<br>を挿入するだけです(下記図参照).テキスト整形については割愛いたします.

 

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最後は拡張子の「txt」を「html」に変えてブラウザで開くと下記のように表示されます.

 

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これを印刷すれば原稿の出来上がりです.

エクセルからのプリントの場合,列がプリント用紙に収まりきらない.セルに隠れた文字が印刷されないなど,いくつかの問題が発生する場合があります.

データベースを活用してHTML化することによって,校正者が見やすい原稿を作ることが可能となります.

 


データベース活用

生産部のHです。

組版の業務の一つにテキストの提供があります。それはプレーンなものから特定の項目にタグを付けたものまで様々なのですが、時折あるのが抽出です。

例えば➡の行のみテキストが欲しい(図1)。

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図1

 

この場合、コピーペーストが一般的かと思いますが、本一冊からでは大変な作業となります。そこでデータベースソフトの「桐」を活用していきます。

まずは図1の組版データをプレーンテキストにします(図2)。

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図2

 

このテキストを「桐」へインポート(図3)。詳細な手順は割愛したしますが、インポートするだけです。

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図3

 

ここで「桐」の機能である絞り込みを使います。
Aの列に対して➡のある行を絞ります(図4)。

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図4

 

この機能によって➡だけのデータが出来上がります(図5)。

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図5

 

あとは、テキストに書き出すのみです(図6)。

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図6

 

出来上がりです(図7)。

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図7

 

こういったソフトの機能を使うことにより、膨大な手作業を省略することができます。これも短納期で正確な作業を目指す一つの手段かと思っております。

 


バッチファイル(その3)

IT・情報処理室のTです。

前回、前々回とバッチファイルの作成方法を中心に勉強しました。
3回目となる今回は、日常の業務に役立ちそうなコマンドをいくつか紹介していきたいと思います。

まずは第1回目でも勉強したCopyです。
以前は例としてフォルダ内全てのテキストを結合する方法を勉強しましたが、
以下のようにすると,特定のテキストのみを結合することも可能です。

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実際のデータを見てみると、フォルダ内にA、B、Cの3つのテキストがありますが、

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バッチファイルを実行すると、AとBのテキストのみが結合されたDテキストが作成されます。

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次に紹介するのはrenameです。
これは名前の通りリネームをするためのコマンドなのですが,
以下のようにすると,ファイルの拡張子のみを変えることができます。

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最後に紹介するのはmoveです
これも名前の通りファイルを移動するコマンドなのですが,
以下のようにすると,特定の拡張子のファイルのみをまとめて移動することができます。

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実際のファイルの動き方を見てみると、左側のフォルダ内にテキストファイルとHTMLファイルがありますが、

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バッチファイルを実行すると、HTMLファイルのみが右側のフォルダに移動します。

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また移動するファイルが1つだけの時に限りますが、
以下のようにすると,移動と同時にファイル名を変更することができます。

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実際のファイルの動き方を見てみると、左側のフォルダ内にあるA.htmlが、

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バッチファイルを実行すると、D.htmlにリネームされ右側のフォルダに移動します。

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以上でバッチファイルの紹介は終わりとなりますが,皆さん業務に役立ちそうなものは見つかったでしょうか。
3回に渡ってバッチファイルの勉強をしてきましたが,紹介したコマンドは基本的なもののごく一部で,まだまだたくさんのコマンドがあります。その中には皆さんが日頃手間がかかるなと思っている作業の効率を上げるものがあるかもしれません。
今回のバッチファイルの勉強が皆さんの作業効率upを考えるきっかけとなることができれば幸いです。

 


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