作業伝票の大切さ

12/09/16

江戸川工務のです。

最後に「作業伝票の大切さ」

つれづれなるままに(ではないけれど)
日くらし
硯に(ではなくて、作業伝票に)向かいて
心にうつりゆく よしなし事を
そこはかとなく 書きつくれば・・・・・・

どうしてこんなナゾナゾみたいな伝票を書く人がいるんだろうか?
部数は2500部なのに、紙の実数は2532部分ある????
これは部数欄に、実数2500部+予備30部と書いてくれればわかり易くて
部数間違いや作業指示書訂正も起こらないのに・・・
全判よりも半切、菊判よりもA判のほうが安上がりだけれど
A判半切にA4、4面付け? 断ち落とし絵柄だと面取りできないけど大丈夫かな?
色数違い、加工なし?
どうしてもう一回見直して正確な伝票を流せないのかな・・・
などというつぶやきになります。

作業伝票は正確でわかり易くしなければいけない!
ここに気づいていない人がいるとしたなら、その人は工場での作業伝票の活かされ方が理解できていないのかもしれないと思いました。
今回が私にとって最後のブログとなりますので、是非作業伝票の大切さについて書いておきたいとおもいます。
皆さんの書いた1枚の作業指示書は12枚コピーされて工場長、印刷予定作成者4名、用紙担当、用紙出庫担当、配送担当、下版担当、一部抜き担当、CTP(刷版)に回されます。
江戸川工場では22機の印刷機が稼働しています。
例えば全ての機械が一日に10個の仕事をやると220個になります。
その仕事が「ちらし」のようにたった1つのパーツの仕事だとしても、上記12人のほかに、その部署の実務担当や用紙断裁担当や印刷機長や助手の人たちなど18人以上の併せて30人以上の人が「その仕事の作業伝票の内容」を頼りにして予定を組み、資材を用意して、そして実際の作業を行うのです。
表現を変えると、一日に作業伝票が見られる延べ回数は220×30以上で6600回以上です。
最初の12人の何人かはその日の仕事だけでも220項目に目を通さなければなりません。
他にも実務は沢山あり、「作業指示書」を見て間違い探しをしている余裕はあまりありません。また実際の仕事量はちょっと忙しい日でも220個どころではありません。
作業伝票が不正確でも原稿や原稿に付ける札の内容が正確ならばなんとかなるでしょう?と言う人がいるかもしれません。
原稿が来てからでは遅いのです。
仕事は「段取り8分」というように、しっかりした準備・段取りが整えられれば80%終わったようなものです。
これだけ大量の仕事をうまく処理していくのには事前の正確な段取りが必要なのです。
毎日毎日220点以上の仕事が待ったなしで動いています。その仕事が通過する部署数を掛け合わせれば6600点を軽く超えるのです。
毎日6600ピース以上のジクゾーパズルを大勢でせっせと完成させているようなものです。
あれこれ考えずにすむ正確な設計図が必要なのです。
営業さんの発行する作業伝票はその段取りや実務を組み立てるための唯一の貴重な設計図です。
小型機では営業さんの作業伝票から、表紙や帯や折などのパーツ毎に、「用紙断裁指示書」兼「印刷作業指示書」を書き起こして、下版前に用紙を準備して、機長に「印刷作業指示書」として渡してあります。作業パーツの数だけ書き起こします。それが「段取り」です。
作業伝票の内容が違っていたり、解りづらければ、再度書き起こさなければなりません。
書き起こしも大変ですが、用紙枚数の違いや用紙サイズの変更は用紙出庫、断裁のやり直しとなり、大きく段取りを狂わせます。
また間違った作業伝票を指摘されても訂正もしないで、工場の横の連絡がないんですか?なんて言った人がいました。営業さんは自分の仕事だけを追いかけますからそういう発言にもなりますが、工場では6600分の1の仕事として速やかに処理したいのです。
ほとんどの営業さんはわかり易く、正確な作業伝票を作ってくれていますが、極々一部のの人にはもう一度自分の発行する作業伝票の大切さを考えていただきたいとおもいます。

営業さんの書く最初の1枚が正確でわかり易ければ、その作業伝票を見て作業する後工程の何百人もの人の何千回もの作業が救われるのです。
反対に営業さんが正確さとわかり易さに無頓着であれば、何百もの人が何千回もの質問や訂正に追われるのです。それは大きな無駄であり、ミスにつながる危険もあります。

以上述べてきたことは全て「本伝」のケースです。
「仮伝」は工場長、印刷予定作成者、用紙担当者、下版担当者のみに配布されて大体の仕事分布を予測するものですので正確でなくても予告としてできるだけ早めにお願いします。
出来るだけ早くペーパーレスの社内イントラネットとの想いがありますが、まずはここをクリアーしましょう。

いろいろと苦言を重ねてまいりましたが、一年間のご愛読ありがとうございました。